Rockzelt

DAS ROCKZELT MACHT DIE

SCHOTTEN

DICHT

WENN WIR DEN KARREN NICHT GEMEINSAM AUS DEM DRECK ZIEHEN

Das klingt im ersten Moment sehr provokant, soll es auch!

Denn nun wen­den wir uns mit ein­er unge­wohnt deut­lichen Nachricht an euch. Das Rockzelt ist für viele von uns eine Herzen­san­gele­gen­heit, eine Insti­tu­tion in Bad Mün­der und ein Leucht­turm für Live-Musik in der Region. Doch hin­ter den Kulis­sen ist die Belas­tungs­gren­ze erre­icht – und teil­weise bere­its überschritten.

Damit das Rockzelt stat­tfind­en kann, investieren wir jedes Jahr tausende Stun­den ehre­namtlich­er Arbeit. In eini­gen Bere­ichen fall­en weit über 200 Stun­den pro Per­son an. In den let­zten fünf Jahren haben wir jedoch beobachtet, dass die Basis schwindet:

  • Die Anzahl der Mit­glieder sinkt stetig.
  • Von 138 Mit­gliedern sind nicht ein­mal ein Vier­tel aktiv in der Sai­son beteiligt.
  • Wichtige Vor­stands- und Team­leit­er-Posten kon­nten zulet­zt nur durch externe Suche im Umland beset­zt wer­den, da sich aus den eige­nen Rei­hen nie­mand mehr fand.

Daraus resultieren unumgängliche Entscheidungen und ihre Folgen:

Aktuell fehlen uns für eine Sai­son 2027 die entschei­den­den per­son­ellen Ressourcen in den Bere­ichen Vor­stand, Team­leitung und Aktive (Helfer). Aus diesem Grund haben wir, der Vor­stand, entsch­ieden, das Rockzelt nach der Sai­son 2026, hin­sichtlich der Pla­nung für die Sai­son 2027, vor­läu­fig stil­lzule­gen.

Unser Fahrplan, Trans­parenz statt Über­raschung:

Wir möcht­en euch nicht erst auf der Mit­gliederver­samm­lung vor vol­len­dete Tat­sachen stellen. Wir wollen euch die Chance geben, das Rockzelt mit uns gemein­sam zu ret­ten. Deshalb haben wir fol­gende Roadmap festgelegt:

  1. Infor­ma­tions-Foren (Dia­log statt Monolog):
    Wir laden euch zu zwei Ter­mi­nen ein, um in Ruhe über die Sit­u­a­tion zu sprechen, Fra­gen zu beant­worten und Ideen zu sam­meln. Hier stellen wir euch die offe­nen Auf­gaben vor, die ab 2027 beset­zt wer­den müssen. Eine Über­sicht der Auf­gaben im Rockzelt find­et ihr weit­er unter auf der Seite.
    o Ter­min 1 am 28.03.2026, zwis­chen 09 und 13 Uhr, auf dem Gelände des Rockzelt
    o Ter­min 2 am 25.04.2026, zwis­chen 09 und 13 Uhr, auf dem Gelände des Rockzelt
  2. Mit­gliederver­samm­lung (vsl. im Mai 2026):
    Hier wer­den wir offiziell das Ulti­ma­tum für die Sai­son 2027 fix­ieren und über den weit­eren Werde­gang informieren.
  3. Das Ulti­ma­tum (31.08.2026):
    Wenn bis zu diesem Tag kein voll­ständi­ges Team für 2027 ste­ht, wird die Pla­nung für 2027 endgültig gestoppt. Die Abwick­lung des Vere­ins wird vor­bere­it­et und auf der Mit­gliederver­samm­lung im Jahr 2027 eingeleitet.

Warum wir das tun?

Wir wollen das Rockzelt nicht „ster­ben lassen“. Aber wir tra­gen Ver­ant­wor­tung für die Gesund­heit der Helfer und die finanzielle Sicher­heit des Vere­ins. Ein „Weit­er so“ auf Kosten von noch weniger Schul­tern ist nicht mehr möglich. Das Rockzelt braucht wieder eine Lob­by in Bad Mün­der und eine aus­re­ichende Anzahl engagierte Men­schen, die bere­it sind, Ver­ant­wor­tung zu übernehmen und anpacken.

Bitte nutzt die Termine, um mit uns ins Gespräch zu kommen. Wir freuen uns auf einen ehrlichen Austausch.

WER

MUSIK

WILL,

MUSS

ARBEITEN

Hier ist eine Über­sicht der Auf­gaben des ROCKZELT, die eigen­ver­ant­wortlich erledigt wer­den müssen.

Für einige Auf­gaben wer­den natür­lich helfende Hände gebraucht, für einige sog­ar viele Aktive Helfer. 

Ein paar Auf­gaben wer­den auch von mehreren Team­leit­ern und/oder Vorstän­den erledigt. 

Die Auf­gaben in ROT wer­den in 2027 nicht mehr möglich sein.

Für die Auf­gaben in GELB fehlen weit­ere ver­ant­wor­tungsvolle Menschen.

Die Auf­gaben in GRÜN sind zur Zeit noch abgedeckt.

Die Ampel-Funk­tion der Auf­gaben spiegelt zum einen den aktuellen Stand wider. Zum anderen gibt sie einen Aus­blick auf das Jahr 2027, da einige Mit­glieder der Geschäfts­führung 2026 ihre let­zte Sai­son bestre­it­en werden:

VORSTAND

  • Strate­gis­che Aus­rich­tung des Geschäftsbetriebes
  • kom­mis­sarische Benen­nung von Teamleitern
  • Weit­er­en­twick­lung von Satzung und Geschäftsordnung
  • Organ­i­sa­tion und Durch­führung der Mitgliederversammlungen
  • Sicherung des Rockzeltstandortes
  • Spon­soren­suche
  • Vere­in­sko­r­re­spon­denz
  • Geschäfts­führungssitzun­gen leiten
  • Vere­in­snav­i­ga­tor
  • Agen­da für GF-Sitzung
  • Präsen­ta­tio­nen Mitgliederversammlung
  • Abstim­mung Realverband
  • Kon­tak­te Stof­fel, Müller
  • Spon­soren­mappe + Akquise
  • Pressear­beit
  • Ver­sicherun­gen
  • Ver­tragser­stel­lun­gen, Vertragsprüfungen
  • Betreu­ung Impres­sum, Daten­schutzerk­lärung Homepage
  • Daten­schutzerk­lärung Mitglieder
  • Kün­stler­sozialka­sse
  • Genehmi­gungs­be­hörde Land­kreis (Jahres­meldung, Änderungsmeldungen)
  • Trans­paren­zreg­is­ter

Auf­gaben für die:

GF (Vorstand + Teamleiter)

  • Preis­gestal­tung Ein­tritt, Getränke und Imbiss
  • Band­book­ing
  • Maß­nah­men zur Mitgliedergewinnung
  • Band­vo­rauswahl im Rah­men der Gesamtstrategie
  • Aktiv­itäten auf dem Weihnachtsmarkt

Auf­gaben für die:

Mitgliederverwaltung

  • Mit­gliederver­wal­tung
  • Konz­ert­in­for­ma­tio­nen an Mitglieder

Auf­gaben für die:

Teamleiter

ORGANISATORISCHES RUND UM DIE KONZERTE:

  • Anzeige Gast­stät­tengewerbe Ordnungsamt
  • Erstel­lung und Über­mit­tlung Sicherheitskonzept
  • Absprache mit Feuer­wehr bezüglich der Konz­ert­ter­mine und Parkplatzsteuerung
  • Hotel­buchun­gen vornehmen, verwalten
  • Betreu­ung GEMA
  • Schulung/Abstimmung 1. Hil­fe Kurs für Helfer
  • Sicher­heits­di­enst

Auf­gaben für die:

Teamleiter

RUND UM DIE THEKE:

  • Getränkebestel­lung täti­gen, kontrollieren
  • Theken­per­son­al organ­isieren und einteilen
  • Cater­ing bestellen
  • Einkauf Bandwünsche/Verpflegung

Auf­gaben für die:

Teamleiter

RUND UM DEN GRILL:

  • Einkauf (Metro, Bäcker)
  • Kalku­la­tion Grillwagen
  • Gas­flaschen besorgen
  • Cur­ry-Sauce kochen
  • Gril­lvor­bere­itung Konzerttag
  • Über­schuss einlagern
  • Grille­quip­ment säubern
  • Grill­con­tain­er reini­gen, kleine Reparaturen
  • Käs­espieße fer­ti­gen, Samstag

Auf­gaben für die:

Teamleiter

AM KONZERTTAG

  • Vor­bere­itung Konzert
  • Platz vor­bere­it­en
  • Cater­ing abholen und zurückbringen
  • grillen für die Auf­bauhelfer Sam­stag mittag
  • grillen am Konzert
  • Konz­ertvor­bere­itung — Platz mit aufbauen
  • Konz­ertvor­bere­itung — Kassen­pavil­lon aufbauen
  • Getränkewa­gen einräumen
  • Getränke­ver­brauch ermitteln
  • Cater­ing abholen
  • Back­stage vorbereiten
  • Back­stage aufräumen
  • Band­be­treu­ung wähend Konzert
  • Geschirr Cater­ing reinigen
  • Kühltre­sen und Kühlschränke einräumen
  • Getränkev­erkauf
  • Getränke­nach­schub sichern
  • Gelände aufräu­men bis zum Feierabendbier

Auf­gaben für die:

Teamleiter

GELÄNDE

  • Instand­hal­tung Platz und Equipment
  • Elek­trik
  • Wass­er
  • Platzpflege und Reparaturen
  • Win­ter­di­enst
  • Grün­schnitt
  • Überwachung Sicher­heit­skam­eras
  • Elek­trische Prü­fung Equipment
  • Aus­führungs­genehmi­gung Bühne durch TÜV
  • Prü­fung und Erneuerung Feuer­lösch­er und Este Hil­fe Koffer
  • Auf­bau vor Saison
  • Rück­bau nach Saison
  • Beschaf­fung Material

Auf­gaben für die:

Teamleiter

TICKETS:

  • Tick­ets reservieren, Anfra­gen bearbeiten
  • Gutscheine versenden/ ausliefern
  • Tick­etverkauf
  • Tick­etver­wal­tung VVK-Stellen betreuen, regelmäßig Zahlen abfragen
  • Even­tim Tick­ets erstellen
  • Even­tim Administration

Auf­gaben für die:

Teamleiter

ABRECHNUNGEN KONZERT:

  • Verkaufte Tick­ets und Ein­nah­men errechnen
  • Kasse für das näch­ste Konz­ert vorbereiten
  • Team zusam­men­stellen
  • Barein­nah­men verwalten

Auf­gaben für die:

Teamleiter

MARKETING:

  • Plakater­stel­lung
  • Pro­gram­mer­stel­lung
  • Tick­eter­stel­lung
  • Ban­ner­erstel­lung
  • Son­stige Drucksachen
  • Home­page Inhalte erstellen
  • Face­book Inhalte erstellen, Fra­gen per Mes­sen­ger beantworten
  • Insta­gram Inhalte erstellen, Fra­gen per Mes­sen­ger beantworten
  • Youtube- Videos erstellen
  • Google- Account verwalten
  • Konz­erte auf Eventfind­er einstellen
  • Konz­erte an Radio aktiv übermitteln
  • Touren­liste f. Plakate erstellen
  • Ver­brauchs­ma­te­r­i­al besorgen
  • Tour­vor­bere­itung
  • Plakate Aufhän­gen, wech­seln, abhängen
  • Pro­gramm­fly­er verteilen
  • Plakatauf­steller Ein­fahrt, Hin­weise zum Gelände
  • Wer­bung für kom­mende Konz­erte auf dem Platz
  • Ahnen­ga­lerie auf dem Platz

Auf­gaben für die:

Teamleiter

IT:

  • Sicher­heit­skam­eras Verwaltung
  • Home­page Administration
  • Cloud Admin­is­tra­tion
  • Mail-Admin­is­tra­tion

Auf­gaben für die:

Teamleiter

FINANZEN:

  • Schnittstel­len­be­treu­ung zu Steuerberater
  • Vor­bere­itung des Jahresabschlusses
  • In-/Exkas­so des Vere­ins (z. B. Einzug der Mitgliedsbeiträge)
  • Vor­bere­itung der Controlling-Unterlagen
  • Buch­hal­tung FiBu
  • Bargeldverwaltung/Kassenbuch
  • In-/Exkas­so des Geschäfts­be­triebes (z. B. Begle­ichung von Rechnungen)
  • Kon­toüberwachung
  • Unterlagen/Buchungsbelege erfassen und ans Steuer­büro übermitteln
  • Rech­nun­gen schreiben/Kontrolle Geldein­gang der Sponsoren
  • Kassen­buch führen über DATEV
  • Bargeld für Konz­erte besor­gen; Bestand prüfen und ggfs. wech­seln (Münzen)
  • Erlöse aus Abend­kasse, Grill, Tre­sen und Mer­chan­dis­ing erfassen und einzahlen,
  • Konz­ertabrech­nun­gen erstellen
  • Ver­wal­tung Pay­Pal- Konto

Laut Satzung beste­ht die voll­ständi­ge Geschäfts­führung aus 3 Vorstän­den und 4 Teams mit je 2 Per­so­n­en, also 8 in Summe und ein­er Mitgliederverwaltung.

Aktuell gibt es 3 Vorstände, 4 von 8 Team­leit­er und eine Mitgliederverwaltung.

Ab der MV 2026 sind es noch 3 Vorstände, 3 Team­leit­er und eine Mitgliederverwaltung.

Ab der MV 2027 gibt es noch 2 Vorstände, 2 Team­leit­er und eine Mitgliederverwaltung. 

Wenn du Lust hat mitzu­machen und das Rockzelt auf Kurs zu hal­ten, kannst du eine Mail an vorstand@rockzelt.com schreiben oder direkt das fol­gende Kon­tak­t­for­mu­lar ausfüllen.

    Ich möchte bei fol­gen­den The­men mit­machen und eigen­ver­ant­wortlich Auf­gaben übernehmen:


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